Jaarverslag Stichting Tennishal 2019-2020

JAARVERSLAG 2019 - 2020
STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP

t.b.v. de Algemene Leden Vergadering
op 26 januari 2021
in het clubhuis van Tennisvereniging Hoofddorp
Prins Hendriklaan 35 te Hoofddorp

STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP
Postbus 665
2130 AR Hoofddorp
KvK 41222485
Bankrekening NL 29 RABO 0345 812 778


Inhoud jaarverslag 2019-2020
van het 45ste stichtingsjaar

- Voorwoord van de voorzitter
- Agenda Algemene Leden Vergadering
- Notulen van de Algemene Vergadering van 27 november 2018
- Jaarverslag secretaris
- Financieel jaarverslag penningmeester
- Balans per 30-9-2020
- Overzicht opbrengsten en uitgaven 1-10-2019 t/m 30-9-2020
- Begroting 1-10-2020 t/m 30-9-2021
- Toelichting op de cijfers

STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP

Voorwoord van de voorzitter

Beste tennisvrienden,
Voor u ligt het jaarverslag van de Stichting Tennishal Hoofddorp “Dik Tromhal” seizoen 2019/2020. Een editie die wij niet snel zullen vergeten. Vanwege de opgelegde coronamaatregelen werden wij gedwongen de hal eind maart 2020 voortijdig te sluiten. In dezelfde periode hebben wij afscheid genomen van de pachters van onze bar en zijn team, @Martin’s. U heeft zeer waarschijnlijk al kennis kunnen maken met onze nieuwe pachters, Dickie’s Sportsbar onder leiding van Nick Vermeiden, in het clubhuis van TVH. Helaas hebben wij Nick en zijn team nog niet in actie kunnen zien in de hal vanwege de opgelegde sluiting van alle horeca.
De Stichting heeft veel geld en tijd gestoken in het coronaproof krijgen van de hal. Er is een ventilatiesysteem aangelegd en voor als de bar weer open mag, hebben wij de kantine vergroot waardoor er beter afstand gehouden kan worden. Verder hebben wij, ondanks dat de bar gesloten is, toch afspraken kunnen maken met Dickie’s Sportsbar i.v.m. extra hygiëne om het risico op besmetting met COVID-19 zo klein
mogelijk te houden.
De toekomst van TVH en STH lijkt gewaarborgd te zijn binnen de huidige locatie. De Gemeenteraad heeft recentelijk besloten dat het huidige gebied, inclusief de grond van de voormalige Emmaschool, herontwikkeld gaat worden en dat tennis in dit gebied een functie gaat krijgen of beter gezegd, mag behouden. De verdere plannen dienen hiervoor nog uitgewerkt te worden.
Onze Stichting wordt verder bestuurd door de vrijwilligers; Annemiek Vreeswijk, Bert Brink, Wil Wortelboer en Geert Deddens. Zij hebben ervoor gezorgd dat wij allen de afgelopen periode, in coronatijd, toch hebben kunnen tennissen. Mijn dank hiervoor.

Ik wens u namens het gehele bestuur een goede gezondheid en veel tennisplezier .

Rody de Bie
Voorzitter STH


STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP
Agenda voor de Algemene Vergadering

Ingevolge artikel 19 van de Statuten van de Stichting De vergadering wordt gehouden op ‘nader te bepalen datum’ als onderdeel van de
Algemene Ledenvergadering van de Tennisvereniging Hoofddorp, aanvang 20.00 uur.

AGENDA
01. Opening en vaststelling agenda
02. Mededelingen van de vice-voorzitter/ingekomen stukken
03. Verslag van de Algemene Vergadering d.d. 26 november 2019
04. Jaarverslag secretaris
05. Jaarverslag penningmeester
06. Verslag van de kascontrolecommissie
07. Begroting van het boekjaar 2020-2021
08. Rondvraag
09. Sluiting


STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP
Notulen van de Algemene Vergadering gehouden op 26 november 2019 in het clubhuis van TV Hoofddorp tijdens de Algemene Leden Vergadering van de tennisvereniging.

Bestuur:
Aanwezig: Rody de Bie – halverhuur en vice-voorzitter; Annemiek Vreeswijk – secretaris; Geert Deddens - penningmeester; Wil Wortelboer – halbeheer
Afwezig m.k.: Thijs Cappon – voorzitter; Bert Brink – namens TVH

1* Opening en vaststelling agenda.
Vice voorzitter Rody de Bie opent de vergadering om 20.05 uur en heet alle aanwezigen welkom. Volgens de Statuten van de Stichting hoort de Algemene Vergadering binnen de agenda van de Tennisvereniging Hoofddorp als onderdeel van haar Algemene Leden Vergadering.
De agenda ondergaat geen wijzigingen en wordt goedgekeurd.
2* Mededelingen en ingekomen stukken
Mededelingen van de vice-voorzitter:
Rody meldt dat Thijs afwezig is in verband met werk in het buitenland en Bert zich vandaag ziek heeft gemeld.
Tevens meldt Rody dat we in onderling overleg afgelopen week afscheid hebben genomen van Thijs als voorzitter van STH. Rody bedankt Thijs voor zijn diensten van de afgelopen jaren.
Rody bedankt de vrijwilligers die hebben mee geholpen de kantine op te knappen. In het bijzonder wordt Gijs van Wijk van Akoestiek Comfort bedankt die een grote financiële bijdrage heeft geleverd door het leveren van de plafondplaten en tapijt. Gijs krijgt een attentie namens de Stichting.
Ook Frank Rijbroek wordt bedankt voor zijn bijdrage die hij levert voor de nieuwbouw van THV/STH. Ook Frank ontvangt een cadeaubon.

Ingekomen vragen:

Peter Bouten: waarom wordt er geen alcohol geschonken op onrendabele uren?
@ Martins heeft opgezegd in augustus jl. Er is een tussenoplossing gekomen om op onrendabele uren een kracht neer te zetten die door de Stichting wordt betaald. Deze kracht schenkt geen alcohol. Prioriteit blijft het openhouden van de hal.

Vraag Ton Koningen:
Waarom 5 binnenbanen? Ton is bang voor leegstand op de dag.
Er is nog steeds veel vraag naar banen in tijdsslot 19.00-23.00 uur en verwachten dat Hyde Park inwoners straks ook willen tennissen. Ton stelt een daluren kaart voor. Er zijn reeds daluur tarieven en ook andere initiatieven (zoals tossen) worden gepromoot.
De tweede vraag van Ton is dat het bestuur van STH autonoom is en de leden van TVH kunnen hier niets over zeggen. Geert heeft maandag 2 december een afspraak met de notaris en neemt dit mee.

Er komt een opmerking van Ko Alewijn of wij een bhv-er moeten neerzetten op de onrendabele uren. Diegene heeft geen BHV, maar kan wel een alarmnummer bellen. Iedereen die gebruik maakt van de hal valt niet onder enige verantwoordelijkheid van het bestuur.
Het opstalrecht is met twee jaar verlengd tot en met 31 maart 2021. En mogelijk nog een jaar.

3* Verslag van de Algemene Vergadering 2018-2019.
Geen opmerkingen.

4* Vaststelling bestuurssamenstelling.
Thijs Cappon legt in onderling overleg zijn functie neer.

5* Jaarverslag secretaris.
Geen vragen en opmerkingen

6* Jaarverslag penningmeester
Geert geeft uitleg over de financiële stukken. De enige uitgaven zijn de kosten die gemaakt zijn voor nieuwbouw. De rest komt op de balans erbij. Het gaat goed.
Eindafrekening gas was erg hoog en viel tegen. Deposito bij Rabo wellicht spreiden? Geert neemt dit op met Sebastiaan.

7* Verslag van de kascontrolecommissie
Kascontrolecommissie heeft de jaarstukken gecontroleerd en heeft deze in orde bevonden. De kascontrolecommissie stelt voor bestuur decharge te verlenen Vergadering verleent decharge.

8* Begroting voor het boekjaar 1-10-2019 t/m 30-9 2020
Geen vragen

9* Rondvraag
Er worden geen vragen gesteld.

10* Sluiting
Rody sluit het deel van de vergadering van STH.


STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP

Jaarverslag van de secretaris over het 45ste stichtingsjaar.
Periode 1 oktober 2019 tot en met 30 september 2020.

BESTUUR
Het bestuur is zesmaal bijeen geweest voor een bestuursvergadering.
De bestuurssamenstelling was als volgt:
Rody de Bie – voorzitter / com.halverhuur
Geert Deddens – penningmeester / vvz
Annemiek Vreeswijk – secretaris
Wil Wortelboer - com.halbeheer
Bert Brink – com. TVH


HALBEHEERZAKEN
Wil Wortelboer

Helaas heeft begin dit jaar het corona virus toegeslagen, wat niet alleen voor TVH, maar ook voor de tennishal gevolgen heeft gehad voor de activiteiten. In het voorjaar zijn we via een extern bureau in contact gekomen met de filmwereld. Een castingbureau was op zoek naar een locatie waar een commercial opgenomen kon worden voor de Amerikaanse markt. Onze tennishal was daar uitermate geschikt voor.
Er zijn 2 dagen gebruikt voor opbouw, gevolgd door 2 draaidagen. Na 1 week is de hal weer schoon opgeleverd en naar de oude situatie gebracht. Zowel de Stichting als het castingbureau, c.q. regisseur, waren uiterst tevreden over de geboden kans.
Door de richtlijnen van de overheid hebben we aanpassingen moeten doen aan de inrichting van de kantine. Vanwege de 1,5 meter restrictie is gekeken hoe we meer ruimte konden creëren. Besloten is de vroegere buiten rokersruimte om te vormen tot een ruime blokhut.
Daar is tevens verlichting en de mogelijkheid voor een warmtebron aangelegd. Om aan de strengere eisen van de overheid te kunnen voldoen is in de hal een ventilator geïnstalleerd.
Het online banen reserveringssysteem heeft nu een volledig seizoen gedraaid. De extra opbrengsten van de losse baan verhuur vielen buitengewoon positief uit. Meer dan in voorgaande jaren. In overleg met de makers van het systeem zijn enkele aanpassingen gedaan welke voor ons voordeel en gemak op kunnen leveren.
Helaas voor de pachter is door de corona periode de kantine (tot op heden) gesloten geweest. Wel is (op voorhand) de tap installatie aangesloten, maar het is afwachten of die ook werkelijk gebruikt kan worden gedurende dit winterseizoen.
In september hebben we weer een diepte reiniging laten uitvoeren in de kantine, kleedkamers, toiletten en de keuken. We hoopten dat we per 1 oktober de kantine konden gebruiken, maar helaas, de overheidsmaatregelen lieten het nog niet toe. Om te zorgen dat we alle gebruikers van de hal in deze corona tijd een zo goed mogelijke veiligheid kunnen aanbieden zijn, zowel in de hal als de kantine, in ruime mate ontsmettingsmiddelen ter beschikking gesteld.
Ook hebben we richtlijnen uitgevaardigd om het voor eenieder zo veilig mogelijk te maken om te tennissen.
Tot slot wens ik iedereen een goede gezondheid in deze roerige tijd en nog een sportief winterseizoen.
Hopelijk kunnen we nog lang genieten van onze mooie tennishal.


BARBEHEER, TOERNOOIEN en EVENEMENTEN
Annemiek Vreeswijk – secretaris

Het barbeheer was aflopen herfst/winter wederom in handen van @ Martin’s onder leiding van Martin en Miriam en hun medewerkers. Zij en hun medewerkers vervullen een belangrijke taak. Per 1 oktober jl. is Dickie’s gestart onder leiding van Nick Vermeiden. Helaas hebben de maatregelen van de regering ertoe geleid dat Dickie’s nog niet mocht starten in de hal. Hopelijk worden de maatregelen spoedig versoepeld zodat Dickie’s ook in de kantine van de hal kan plaatsnemen.

JEUGD
Door de jeugdcommissie van TVH werd het Pieten-tennis wederom georganiseerd in de hal voor de jongste jeugd.
Op woensdagmiddag wordt sinds enkele jaren de sport- en spelmiddag (tennis spel activiteit) gehouden voor de allerjongste jeugd naast de lessen van Bas Klijn (tot 1 april jl.) en zijn team.

COMPETITIES, DUBBELTOERNOOIEN en andere EVENEMENTEN
Traditioneel hoogtepunt van het seizoen is het Kersttoernooi in de december maand. Dit keer was het de twaalfde editie onder leiding van Miriam. Het toernooi is zeer geslaagd geweest.
Op de maandag vindt er een dames dubbelcompetitie plaats, om de week en wordt georganiseerd door IdB.
Op woensdagmiddag is er tussen 12.00 en 14.00 uur (gemengd) tossen onder leiding van Paul Koot. Ook deze tossmiddag is zeer populair.
Op donderdagmiddag is er gelegenheid voor heren (oldtimers) om aan de toss deel te nemen.
Dit seizoen heeft ook de (onderlinge) zondagcompetitie weer plaatsgevonden. Er zijn voldoende teams die hieraan deelnemen.
Het NRT (nationaal ranking toernooi) en open toernooi senioren konden uitwijken naar de hal, maar vanwege het mooie weer was dat niet veeal niet nodig.
Het bestuur is erg blij met alle vrijwilligers en dankt hen voor hun inzet en enthousiasme.

STH-WEBSITE

De site van de Stichting is via www.diktromhal.nl te bereiken.
Alle informatie kunt u hier vinden.

CONTACT MET DE GEMEENTE

Met betrekking tot de ontwikkeling van het nieuwe plan voor de hal en
tennisvereniging wordt verwezen naar het jaarverslag van TVH.


STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP

Financieel jaarverslag boekjaar 2019 – 2020
De bijgevoegde stukken hebben betrekking op het vijf en veertigste boekjaar van de Stichting Tennishal Hoofddorp.
De stukken bestaan uit:
• De balans per 30 september 2020, waar de cijfers per 30 september 2019
ter vergelijking naast zijn geplaatst. Een toelichting treft u op een
volgende bladzijde aan.
• De rekening over de periode 1 oktober 2019 tot en met 30 september
2020.
• Ervoor staat de rekening over vorig jaar ter vergelijking. Een toelichting treft u eveneens aan.
• De begroting over de periode 1 oktober 2020 tot en met 30 september 2021.
Voor de duidelijkheid zijn de cijfers naast die van de rekeningen van de
afgelopen twee periodes geplaatst. Ook hierbij is een toelichting gevoegd. We hebben de investeringen geheel af kunnen schrijven waardoor de waarde daarvan op de balans op € 0,00 kwam. Een paar jaar geleden hebben we een reserve voor nieuwbouw kunnen vormen. Het volledige voordelig resultaat op de exploitatie van dit jaar is gestort in de reserve voor nieuwbouw.

Namens het bestuur,
G.J.Deddens, penningmeester


STICHTING TENNISHAL HOOFDDORP

Toelichting op de balans
De Dik Tromhal, de slagboom, het tapijt, de installaties, de verlichting, de camera’s en de inventaris zijn in vorige jaren geheel afgeschreven.
Dit jaar is een bedrag van ongeveer € 6.500,- uitgegeven aan kosten voor de nieuwbouwplannen; dat bedrag is, evenals dat in voorgaande jaren gebeurd is, voorlopig geactiveerd.
Met de gemeente zijn al een aantal belangrijke afspraken gemaakt. Onder andere dat de hal nog een paar jaar mag blijven staan en dat er een nieuwe hal op het perceel mag worden gebouwd. We kunnen dus door!
De nog te ontvangen en te betalen bedragen hebben betrekking op posten die pas na 1 oktober kunnen worden afgewikkeld, maar betrekking hebben op dit boekjaar.
Dit jaar is er opnieuw een storting gedaan in de reserve voor nieuwbouw. Er kon een bedrag van € 27.403,72 gestort worden.
Toelichting op de resultatenrekening De opbrengsten bleken dit jaar meer te zijn dan de raming in de begroting. Dat is vooral het gevolg van de invoering van het digitale reserverings-systeem. Er is dit jaar slechts een gedeeltelijke pachtvergoeding ontvangen en we hebben een speciaal systeem moeten hanteren om de exploitatie op een redelijk normale manier te laten draaien. We hebben de hal eenmalig 2 dagen verhuurd voor het maken van een reclamefilm.
De kosten wijken weinig af van de begrote bedragen. Op enkele posten na. De post energie is lager dan we begroot hadden. De post bijdrage toezicht is gelukkig meegevallen. De post belastingen bleek hoger dan we verwacht hadden; het bezwaarschrift daartegen is nog niet afgewikkeld.
Vlak voor de aanvang van het seizoen hebben we maatregelen getroffen om de hal en het bargedeelte aan te passen aan de door de overheid gestelde eisen; dat kostte ruim € 13.000,--. Helaas waren de eisen op 1 oktober nog strenger en hebben we weer een andere regeling moeten bedenken om aan de nieuwe eisen te voldoen en toch iedereen te kunnen laten tennissen. Dat is goed gelukt is bij controle gebleken. Het gehele voordelige resultaat is gestort in de reserve voor nieuwbouw.

Toelichting op de begroting
Het aantal huurcontracten dat is afgesloten is ongeveer gelijk gebleven. De opbrengsten van de verhuur van losse uren is een belangrijk bedrag, dat is echter heel moeilijk te schatten is, daarom is daar een voorzichtige raming van gemaakt. Bij de uitgaven is een bedrag opgenomen om het mogelijk te maken dat de hal op alle verhuurde tijden geopend is en dat er regelmatig schoongemaakt wordt. Wij verwachten het komende jaar opnieuw een aanzienlijk bedrag in de reserve voor nieuwbouw te kunnen storten.